Konzipiert für Franchise-Unternehmen mit mehreren Standorten, die eine komplexe Lohn- und Gehaltsabrechnung über Dutzende oder Hunderte von Standorten hinweg durchführen.
Für ein Unternehmen mit nur einem Standort ist die Lohnabrechnung überschaubar. Für ein Franchise-Unternehmen mit Dutzenden oder Hunderten von Standorten gestaltet sie sich jedoch völlig anders: ein wiederkehrendes, risikoreiches Koordinationsproblem mit mehreren Gehaltsgruppen, gemischten Vergütungsmodellen, unterschiedlichen Verdienstcodes und einem sich ständig ändernden Personalbestand. Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeitaufwand und vermeidbare Fehler verursachen die einzelnen manuellen Schritte der Lohnabrechnung.
Genau diese Lücke schließt die Integration von MyTime mit ADP Workforce Now® Next Generation. MyTime erfasst die täglich anfallenden Betriebsdaten Ihres Unternehmens – Dienstpläne, Arbeitsstunden, Provisionen und Trinkgelder – und übermittelt sie direkt an ADP Workforce Now zur Lohnabrechnung. Das Ergebnis ist eine saubere und transparente Datenpipeline zwischen Tagesgeschäft und Gehaltszahlung, die speziell für die Komplexität und den Umfang großer Franchise-Unternehmen entwickelt wurde.
Wofür wurde ADP Workforce Now® Next Generation entwickelt?
ADP Workforce Now Next Generation ist eine umfassende Human Capital Management (HCM)-Plattform, die speziell für mittelständische und größere Unternehmen mit typischerweise 50 bis über 1,000 Mitarbeitern entwickelt wurde. Im Gegensatz zu einfachen Lohnabrechnungstools für Kleinstunternehmen ist Workforce Now auf die Bedürfnisse von Unternehmen mit eigenen HR-Teams, komplexen Arbeitsstrukturen, Compliance-Anforderungen in mehreren Bundesstaaten oder Niederlassungen sowie anspruchsvollen Anforderungen an Sozialleistungen und Talentmanagement zugeschnitten.
In der Praxis ist Workforce Now daher die ideale Lösung für die Art von Marken, die MyTime am besten bedient: wachsende Franchise- und Filialunternehmen in den Bereichen Beauty, Wellness, Tierpflege und verwandten Dienstleistungsbranchen. Diese Organisationen sind über die Möglichkeiten einfacher Lohnabrechnungen hinausgewachsen und benötigen eine Infrastruktur, die die tatsächliche Komplexität ihrer Organisation bewältigen kann, ohne auf Tabellenkalkulationen zurückgreifen zu müssen.
Warum benötigen große Franchiseunternehmen eine robustere Lohnabrechnungsintegration?
Mit dem Wachstum eines Dienstleistungsunternehmens wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht länger als Nebensache im Backoffice betrachtet, sondern zu einem operativen Risiko. Jeder neue Standort bringt mehr Mitarbeiter, mehr Gehaltsgruppen, mehr Verdienstarten und damit auch mehr Möglichkeiten für Dateninkonsistenzen zwischen den Systemen für den operativen Betrieb und dem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem.
Die Marken, die erfolgreich skalieren, sind diejenigen, die diesen Prozess frühzeitig standardisieren. Eine robuste Integration ist bei großem Umfang entscheidend, weil:
- Durch das Volumen werden kleine Fehler verstärkt. Ein einzelner Eingabefehler ist an einem Standort zwar nur eine Kleinigkeit. Doch bei hundert Standorten und jeder Abrechnungsperiode summieren sich diese kleinen Fehler zu einem systembedingten Kostenfaktor durch Zeitaufwand, Korrekturen und Vertrauensverlust beim Personal.
- Die Vergütung wird komplexer. Stundenlöhne, Serviceprovisionen, Produktprovisionen, Trinkgelder in bar und in Sachwerten müssen alle korrekt den richtigen Verdienstcodes zugeordnet werden – und größere Organisationen verwenden fast immer Mischmodelle über alle Rollen hinweg.
- Mehrere Gehaltsgruppen und Einheiten erfordern Präzision. Workforce Now organisiert die Gehaltsabrechnung anhand von Gehaltsabrechnungsgruppen und Buchungskreisen. Eine leistungsfähige Integration muss diese Struktur berücksichtigen, damit die richtigen Daten automatisch die richtige Gruppe erreichen.
- Kaderveränderungen hören nie auf. Bei so großem Umfang gibt es ständig Personalwechsel. Betriebs- und Gehaltsabrechnungen manuell abzugleichen, ist ein aussichtsloses Unterfangen.
Wie funktioniert die MyTime-Integration für ADP Workforce Now?
Durch die Integration wird eine direkte Verbindung zwischen MyTime und ADP Workforce Now Next Generation hergestellt, sodass die Daten, die Ihr Team im Rahmen des täglichen Betriebs erfasst, automatisch in die Lohnabrechnung einfließen.
Die Integration von MyTime in ADP Workforce Now hilft wachsenden Dienstleistungsunternehmen, die Lohnabrechnung zu optimieren, indem Mitarbeiterstunden, Stundensätze, Trinkgelder, Provisionen und Überstunden von MyTime in ADP synchronisiert werden.
So sieht das in der Praxis aus:
- Sie arbeiten in MyTime wie gewohnt. Zeitpläne, Zeiterfassung, Provisionen und Trinkgelder werden genauso verwaltet, wie Ihre Teams sie bereits handhaben. Die Integration kümmert sich um den Datenfluss im Hintergrund.
- Die für die Gehaltsabrechnung benötigten Daten werden automatisch übermittelt. Genehmigte Arbeitsstunden, reguläre und Überstunden, Service- und Produktprovisionen sowie Trinkgelder in bar und in Sachwerten werden in ADP Workforce Now automatisch erfasst und sind bereits für die Weiterverarbeitung formatiert.
- Die Verdienstarten sind den richtigen Codes zugeordnet. Bei der Einrichtung werden Ihre MyTime-Lohnkategorien und -Rollen den entsprechenden ADP-Verdienstcodes und Lohnzuweisungen zugeordnet, sodass jede Stunde und jeder Dollar an der richtigen Stelle für Ihre spezifische Lohngruppe landet.
- Die Personalakten bleiben einheitlich. Neue Mitarbeiter, die in MyTime angelegt werden, durchlaufen den Onboarding-Prozess in ADP, Gehaltsänderungen werden übernommen und der Beschäftigungsstatus bleibt in beiden Systemen konsistent.
- Sie überprüfen und finalisieren die Daten in ADP. Die Gehaltsabrechnung kommt formatiert und fertig an. Ihr Team prüft sie wie gewohnt auf Richtigkeit und veranlasst anschließend die Zahlung.
Die Einrichtung erfolgt geführt über den ADP Marketplace, sodass das Onboarding einem klaren, wiederholbaren Ablauf folgt, ohne dass individuelle IT-Arbeiten erforderlich sind – auch wenn größere Organisationen eine detailliertere Mitarbeiterzuordnung und Code-Mapping konfigurieren, um ihre Struktur widerzuspiegeln.
Unterstützt die Integration eine Kombination aus Vergütung und Trinkgeld?
Ja. Dienstleistungsunternehmen zahlen selten allen Mitarbeitern die gleichen Vergütungen, und die Integration ist genau auf diese Gegebenheit ausgelegt. MyTime erfasst im Normalbetrieb Stundenlöhne, Serviceprovisionen, Produktprovisionen und Trinkgelder und ordnet jede einzelne dem entsprechenden ADP-Verdienstcode zu.
Speziell für Trinkgelder unterstützt die Integration die separate Zuordnung von Verdienstcodes für bargeldlose und nicht bargeldlose Trinkgelder, sodass beide korrekt erfasst und nicht in einer einzigen Zeile zusammengefasst werden können. Für Organisationen mit benutzerdefinierten Verdienst-, Provisions- und Trinkgeldcodes in Workforce Now werden diese Codes aus ADP übernommen, sodass Sie sie exakt den Kategorien zuordnen können, die Ihr Unternehmen verwendet.
Wie handhabt die Integration mehrere Standorte und Zahlungsgruppen?
Hier spielt der Umfang eine entscheidende Rolle. Die Integration ist auf die komplexen Strukturen größerer Franchiseunternehmen mit mehreren Standorten und Unternehmen zugeschnitten. MyTime-Standorte lassen sich den korrekten ADP-Firmencodes und Lohngruppen zuordnen, sodass Arbeitsstunden und Verdienste automatisch an den richtigen Ort exportiert werden, ohne dass Daten manuell außerhalb des Systems aufgeteilt werden müssen.
Da Workforce Now Verdienstcodes über alle Lohngruppen hinweg anzeigt, zeigt MyTime bei der Konfiguration nur die für die jeweilige Lohngruppe des Unternehmens relevanten Codes an. Dadurch bleibt die Einrichtung übersichtlich und korrekt, selbst in Organisationen, die viele Gruppen gleichzeitig verwalten.
Welche Vorteile bieten Dienstleistungsmarken mit mehreren Standorten?
Die Verbindung von MyTime mit ADP Workforce Now Next Generation bietet einen Mehrwert, der mit der Größe des Unternehmens wächst:
- Zeitguthaben wird in jeder Abrechnungsperiode zurückgefordert. Durch den Wegfall manueller Exporte und Tabellenkalkulationsbereinigungen entfallen stundenlange, wiederkehrende Backoffice-Arbeiten im gesamten Netzwerk.
- Weniger Fehler bei der Lohnabrechnung. Die automatisierte, datenbasierte Übertragung reduziert die Übertragungs- und Formatierungsfehler, die bei manuellen Übergaben entstehen.
- Einheitlichkeit an allen Standorten. Durch eine standardisierte Integrationskonfiguration wird sichergestellt, dass alle Standorte dem gleichen festgelegten Lohnabrechnungsprozess folgen. Dies ermöglicht eine präzise Berichterstattung und Prognose in großem Umfang.
- Personalstärke, die sich problemlos skalieren lässt. Die Backoffice-Teams können deutlich mehr Standorte und Mitarbeiter verwalten, ohne dass es zu einem linearen Anstieg des manuellen Dateneingabeaufwands kommt, wie er normalerweise mit einer Expansion einhergeht.
- Vertrauen in die Zahlen. Wenn Daten automatisch vom operativen Geschäft zur Lohnbuchhaltung fließen, vertrauen die Mitarbeiter ihren Gehaltsabrechnungen und die Führungskräfte ihren Arbeitszeitberichten.
Für wen ist diese Integration geeignet?
Diese Integration ist ideal für etablierte, wachsende Dienstleistungsmarken – Franchise- und Filialbetreiber in Branchen wie Friseursalons, Spas, Tierpflege, Wellness und Fitness –, die ihre Lohnabrechnung über ADP Workforce Now Next Generation abwickeln und ihre Betriebsdaten automatisch übertragen möchten. Wenn Ihr Unternehmen mit gemischten Vergütungsmodellen, mehreren Gehaltsgruppen oder -einheiten und einem sich ständig ändernden Personalbestand arbeitet, ist diese Infrastruktur perfekt auf Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe zugeschnitten.
Jetzt auf dem ADP Marketplace erhältlich
Der MyTime Connector für ADP Workforce Now® Next Generation ist ab sofort im ADP Marketplace verfügbar. Wenn Ihr Unternehmen sowohl MyTime als auch ADP Workforce Now nutzt, kann die Integration die Lohn- und Gehaltsabrechnung an allen Standorten optimieren, indem der Datenaustausch zwischen Ihren Betriebs- und Lohnabrechnungssystemen automatisiert wird.
MyTime auf dem ADP Marketplace ansehen
Haben Sie Fragen zur Einrichtung oder dazu, wie die Integration zu Ihrer spezifischen Vergütungsstruktur und Ihren Gehaltsabrechnungsgruppen passt? Unser Team hilft Ihnen gerne dabei.
Häufig gestellte Fragen
Worin besteht der Unterschied zwischen ADP Workforce Now und den ADP-Einsteigerprodukten für die Lohnabrechnung?
ADP Workforce Now Next Generation ist eine umfassende Human-Capital-Management-Plattform, die speziell für Unternehmen mit ca. 50 bis über 1,000 Mitarbeitern entwickelt wurde. Sie bietet erweiterte Funktionen für komplexe Arbeitsstrukturen, die Einhaltung von Vorschriften für mehrere Standorte, die Verwaltung von Sozialleistungen und das Talentmanagement. Die Plattform richtet sich an etablierte, wachsende Unternehmen und nicht an Kleinstbetriebe.
Für welche Art von Unternehmen eignet sich die MyTime-Integration für ADP Workforce Now am besten?
Es wurde für wachsende Franchise- und Multi-Location-Servicemarken – in den Bereichen Schönheit, Wellness, Tierpflege und ähnlichen Branchen – entwickelt, die eine zuverlässige, standardisierte Möglichkeit benötigen, operative Daten über viele Standorte und Gehaltsgruppen hinweg in die Lohnabrechnung zu übertragen.
Welche Daten sendet MyTime an ADP Workforce Now?
MyTime übermittelt abrechnungsfertige Daten, darunter genehmigte reguläre Arbeitsstunden und Überstunden, Service- und Produktprovisionen sowie Trinkgelder in bar und in anderer Form, die den entsprechenden ADP-Verdienstcodes für jede Lohngruppe zugeordnet sind.
Unterstützt die Integration mehrere Standorte und Firmenkennungen?
Ja. MyTime-Standorte können den korrekten ADP-Firmencodes und Lohngruppen zugeordnet werden, sodass Stunden und Verdienste automatisch an den richtigen Ort gelangen, ohne dass eine manuelle Aufteilung außerhalb des Systems erforderlich ist.
Wie werden Trinkgelder und Provisionen erfasst?
Bei der Einrichtung werden die MyTime-Vergütungskategorien den ADP-Verdienstcodes zugeordnet, einschließlich separater Codes für Trinkgelder in bar und in anderer Form sowie für Provisionsarten, sodass die Gesamtvergütung korrekt ausgewiesen wird.
Wie wird sichergestellt, dass Neueinstellungen und Kündigungen synchronisiert bleiben?
Die Personaldatensätze bleiben zwischen MyTime und ADP Workforce Now synchronisiert, sodass neue Mitarbeiter ihr Onboarding in ADP beginnen, Gehaltsänderungen übernommen werden und der Beschäftigungsstatus in beiden Systemen konsistent bleibt.
Wie ist die Integration eingerichtet?
Die Einrichtung erfolgt geführt über den ADP Marketplace. Nach dem Kauf und der Autorisierung des Konnektors ordnen Administratoren die Mitarbeiter zu und verknüpfen Verdienst-, Provisions- und Trinkgeldcodes entsprechend der Organisationsstruktur. Anschließend gleichen sie die Zahlungszyklen ab, bevor sie die Gehaltsabrechnung durchführen.
ADP, das ADP-Logo und ADP Workforce Now sind Marken von ADP, Inc. oder deren verbundenen Unternehmen bzw. Lizenzgebern. Die Informationen in diesem Dokument wurden von MyTime erstellt, und MyTime ist allein für deren Richtigkeit und Vollständigkeit verantwortlich. ADP übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der hierin enthaltenen Informationen.
