Bestandsplanung für Marken mit mehreren Standorten: Wie man die richtigen Produkte zur richtigen Zeit bestellt

Für Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Standorten ist die Bestandsverwaltung einer der wichtigsten – und kostspieligsten – Faktoren für einen reibungslosen Geschäftsablauf. Dennoch verlassen sich die meisten Teams immer noch auf dieselben manuellen Vorgehensweisen: Sie schätzen den Warenbestand in den Regalen ab, bestellen alles nach, wenn es „niedrig aussieht“, oder füllen Artikelnummern bis zu einem festgelegten Maximalbestand wieder auf.

Das Ergebnis? Zu viel von dem, was sich nicht verkauft, und zu wenig von dem, was tatsächlich Umsatz generiert.

Bestandsplanung ändert das. Indem sie reale Verbrauchsmuster nutzt, um nicht nur den Produktbedarf Ihrer Standorte vorherzusagen, sondern auch den optimalen Bestellzeitpunkt, können Unternehmen mit mehreren Standorten die Nachfrage decken – und Lieferzeiten sowie mögliche Engpässe berücksichtigen, bevor diese zum Problem werden. Das Ergebnis ist ein intelligenterer und gleichmäßigerer Einkauf, der nicht mehr davon abhängt, dass eine einzelne Person daran denkt, den Bestand zu überprüfen.

Im Folgenden erläutern wir, warum Prognosen wichtig sind, wie sie in MyTime funktionieren und was sie für Franchisenehmer bedeuten, die einen schlanken, profitablen und planbaren Betrieb anstreben.

Was ist Bestandsprognose?

Die Bestandsplanung ist die KI-gestützte Lösung von MyTime, die historische Nutzungsmuster nutzt, um vorherzusagen, welche Produkte Ihre Standorte zukünftig benötigen werden. Anstatt sich auf Schätzungen oder die Zahlen des Vormonats zu verlassen, stellt die Planung sicher, dass Ihre Teams die richtige Produktmenge zum richtigen Zeitpunkt bestellen.

Für Marken mit mehreren Standorten hilft dies, zwei kostspielige Probleme zu vermeiden:

(1) Überbestände, die Kapital binden, und (2) Warenengpässe, die den Betrieb unterbrechen und den Umsatz mindern.

Warum Bestandsprognosen wichtig sind

• Prognostiziert, wie viel und wann bestellt werden muss – unter Berücksichtigung der Lieferzeiten der Lieferanten, um Fehlbestände von vornherein zu vermeiden.
• Richtet den Einkauf an dem tatsächlichen Verbrauch aus, nicht an Schätzungen oder manuellen Kontrollen.
• Automatisiert tägliche Nachbestellungsempfehlungen und reduziert so den Zeit- und Arbeitsaufwand für manuelle Bestellungen.
• Vereinheitlicht den Einkauf an allen Standorten
• Verbessert Rentabilität, Genauigkeit und operative Vorhersagbarkeit

Wenn Ihre Marke mehr als eine Handvoll Standorte hat, wird die Prognose unerlässlich – nicht optional.

Warum die Bestandsplanung bei großen Mengen versagt

Mit dem Wachstum von Marken werden die Herausforderungen im Bereich der Lagerhaltung komplexer – nicht einfacher. Drei operative Schwachstellen treten immer wieder auf:

1. Überbestände binden Bargeld

Übermäßiges Kaufen fühlt sich im Moment sicher an, ist aber auf Dauer teuer.

• Die Regale füllen sich mit Ladenhütern.
• Schwund, Verfallsdatum und Lagerkosten steigen
• Kapital, das für Marketing, Personalbeschaffung oder Expansion verwendet werden könnte, wird im Produkt gebunden.

Bei einem so großen Gebiet summieren sich selbst kleine Fehlkalkulationen schnell.

2. Warenengpässe begrenzen den Umsatz und schädigen das Vertrauen.

Warenengpässe sind genauso kostspielig – nur in entgegengesetzter Richtung.

• Wenn benötigte Produkte ausgehen, verzögern oder stornieren sich die Dienstleistungen.
• Die Regale im Einzelhandel stehen leer, was den Umsatz pro Besuch verringert.
• Die Mitglieder verlieren das Vertrauen, wenn ihre bevorzugten Produkte häufig nicht verfügbar sind.
• Manuelle Bestellungen reagieren auf bereits niedrige Bestände – bis eine Nachbestellung ausgelöst wird, reicht die Zeit möglicherweise nicht mehr aus, um die Ware vor deren Ausverkauf zu erhalten.

Reputationsschäden lassen sich schwer beziffern, aber die Betreiber spüren sie.

3. Manuelle Bestellabwicklung ist nicht skalierbar.

Was an einem Standort funktioniert, funktioniert nicht mehr bei 10, 50 oder 200 Standorten.

• Teams verlassen sich auf ihr Bauchgefühl oder visuelle Kontrollen.
• Die Entscheidungsfindung variiert stark zwischen den Standorten.
• Keine gemeinsame Logik oder systemweite Sicht auf breitere Konsumtrends
• Keine Transparenz hinsichtlich der Lieferzeiten der Lieferanten, daher ist es unmöglich zu wissen, ob eine heute aufgegebene Nachbestellung noch vor dem Ausverkauf des Lagerbestands eintrifft.

Die manuelle Bestellabwicklung wird zu einem Flickenteppich – und mit jedem Wachstum der Marke werden die Kosten immer höher.

Warum Prognosen besser funktionieren als traditionelle Bestellverfahren

Prognosen beheben die Schwächen statischer Min/Max-Regeln und der Intuition von Managern.

Hier die Gründe:

• Statische Regeln können nicht mithalten. Sie behandeln alle Artikelnummern gleich – auch wenn die Nachfrage steigt, fällt oder saisonabhängig ist.
• Das Konsumverhalten enthüllt die wahre Geschichte. Prognosen decken Trends auf, die man bei einer reinen Regalprüfung nie erkennen würde.
• Automatisierung beseitigt Voreingenommenheit. Das menschliche Urteilsvermögen neigt dazu, die jüngste Nutzung zu bevorzugen; Prognosen nutzen die gesamte Datenhistorie.
• Die Prognose berücksichtigt die gesamte Lieferkette. Lieferzeiten und Lieferlücken werden automatisch berücksichtigt, sodass Nachbestellungen zum richtigen Zeitpunkt erfolgen – nicht erst dann, wenn der Lagerbestand niedrig erscheint.

Zusammengenommen verstärken sich diese Vorteile an jedem Standort – wodurch die Prognose nicht nur eine intelligentere Art der Bestellung, sondern auch eine robustere Art des Betriebs wird.

So funktioniert die Bestandsplanung von MyTime

MyTime nutzt KI-gestützte Prognosen speziell für Dienstleistungsmarken mit mehreren Standorten und verwendet dabei reale Verbrauchsdaten, die sowohl mit Dienstleistungen als auch mit Einzelhandelsumsätzen verknüpft sind.

Und so funktionierts:

1. Prognosen basierend auf realen Konsumtrends

MyTime wertet die Nutzung über mehrere Zeiträume aus – 30, 60, 90 Tage und, wenn möglich, bis zu einem Jahr. Dies hilft dabei, Folgendes aufzudecken:

• Saisonale Spitzen
• Konstante Trends
• sich ändernde Nachfrage (steigend oder fallend)
• Regionale Unterschiede

Prognosen basieren auf realen Entwicklungen, nicht auf Annahmen.

2. Zulassungsregeln gewährleisten zuverlässige, datengestützte Vorhersagen

Nicht für jedes Produkt liegen genügend Daten vor, um eine verlässliche Prognose zu erstellen.

Um auch bei großem Umfang präzise Vorhersagen zu gewährleisten, wertet MyTime die Aktivität jeder SKU anhand konfigurierbarer Kriterien aus, um die Eignung für die Prognose zu bestimmen.

MyTime verwendet Folgendes: Zulassungsregeln um festzustellen, welche Artikelnummern in Frage kommen:

• Rückblickzeitraum (90/180/365 Tage): Wie weit zurückliegend überprüft MyTime die Nutzung für jede SKU?
• Mindestanzahl an Tagen mit Verkauf oder Verbrauch: stellt sicher, dass die SKU genügend reale Aktivität aufweist, um zukünftige Bedürfnisse zu modellieren (z. B. wird ein Produkt, das innerhalb von 90 Tagen nur zweimal verkauft wird, nicht prognostiziert, sondern folgt der Max-Logik).

Diese Regeln legen fest, welche Artikelnummern (SKUs) auf Basis der verfügbaren Daten für Prognosen in Frage kommen. Dadurch werden die Teams vor ungenauen Vorhersagen geschützt und die Prognosen konzentrieren sich auf Produkte mit aussagekräftiger Aktivität.

3. Ein integrierter Schutzmechanismus für Artikel mit begrenzten Daten

Wenn ein Produkt nicht für die Prognose in Frage kommt, füllt MyTime es automatisch mithilfe der Max-Logik wieder auf – so wird sichergestellt, dass nichts durchs Raster fällt.

Max-Logik:

• Füllt die Produktbestände bis zum vom Franchisegeber festgelegten Höchstbestand auf
• Beachtet die Anforderungen der Lieferanten, wie z. B. Mindestbestellmengen (MOQs).
• Die prognostizierten Mengen werden auf das nächste Vielfache der Mindestbestellmenge aufgerundet, um sicherzustellen, dass die Bestellanforderungen stets erfüllt werden, ohne die festgelegten Lagergrenzen zu überschreiten.

4. Optimierte Bestellabwicklung in einer einzigen, vereinfachten Bestellung

Für Marken, die eine möglichst präzise Vorgehensweise bei der Wiederauffüllung ihrer Lagerbestände wünschen, bietet MyTime die passende Lösung. prognostizierte Nachbestellung geht über die reine Nachfrageprognose hinaus – es berücksichtigt das gesamte Bild der Lieferkette.

Das System berücksichtigt Lieferzeiten der Lieferanten und geplante Lagerbestände und berechnet anschließend automatisch die aktuell zu bestellende Menge. Dabei werden folgende Faktoren gewichtet:

• Prognostizierter Bestellpunkt: die voraussichtliche Menge, die benötigt wird, um die Lieferzeit des Lieferanten abzudecken
• Prognostizierter Verbrauch: die für Ihren Ziellagerbestand benötigte Menge
• Ausgleich durch bereits vorhandene oder bestellte Menge

Das Ergebnis wird täglich an allen Standorten abgerufen und stellt eine sofort umsetzbare Nachschubliste bereit, ohne dass jemand den Prozess initiieren muss.

5. Volle Transparenz der Daten hinter jeder Empfehlung

MyTime fasst alle empfohlenen Mengen in einem einzigen Entwurf der Bestellung zusammen:

• Prognostizierte Mengen für Artikel, die die Zulassungsschwelle erfüllten
• Maximale Mengen für Artikelnummern, die nicht qualifiziert waren

Keine doppelten Arbeitsabläufe. Keine übersehenen Elemente. Kein Wechsel zwischen verschiedenen Modi. Jedes Positionselement ist mit einem Tag versehen, das die Ermittlung der Menge – ob manuell eingegeben, von Max generiert oder prognostisch bestimmt – dokumentiert. So ist die Begründung für jede Empfehlung jederzeit nachvollziehbar.

6. Volle Transparenz der Daten hinter jeder Empfehlung

SKU-basierte Diagramme werden genau dort angezeigt, wo Ihr Team sie während des Bestellvorgangs benötigt. Für jedes Produkt stehen zwei Ansichten zur Verfügung:

• Der historische Verbrauch wird zusammen mit der prognostizierten Nachfrage dargestellt, wodurch ein klares Bild davon entsteht, wie die bisherige Nutzung die Prognose beeinflusst.
• Verbrauchshistorie aufgeschlüsselt nach den letzten 30, 60 und 90 Tagen, einschließlich Zeiträumen ohne Nutzung

Zusammen ermöglichen sie Ihrem Team einen klaren Überblick darüber, was bestellt werden soll und warum.

Was dies für Franchisenehmer bedeutet

1. Ein profitablerer Lagermix

Man behält die Produkte, die sich gut verkaufen, und reduziert die Ladenhüter. Die Margen verbessern sich fast sofort.

2. Weniger Bargeld, das in den Regalen gebunden ist.

Eine schlanke, datengestützte Bestandsauffüllung setzt Kapital für Wachstumsinitiativen frei.

3. Weniger Warenengpässe und Notfallbestellungen

Da das System nicht nur den aktuellen Lagerbestand, sondern auch die Lieferzeiten der Lieferanten und mögliche Lieferengpässe berücksichtigt, bleiben die Standorte auf die Nachfrage vorbereitet, bevor es zu Engpässen kommen kann.

4. Vorhersehbare Servicebereitstellung

Kunden erhalten an jedem Standort das gleiche, einheitliche Erlebnis.

5. Ihr Team gewinnt Zeit zurück

Schluss mit Tabellenkalkulationen, dem Kontrollieren der Regale und dem manuellen Entscheiden, wann und was nachbestellt werden soll. Das System liefert automatisch tägliche Empfehlungen, die Ihr Team prüft und freigibt, anstatt alles von Grund auf neu zu erstellen.

6. Markenweite Konsistenz

Jeder Standort folgt derselben Logik, wodurch die finanzielle Leistungsfähigkeit und das Vertrauen in das System verbessert werden.

Nutzung von Prognosen zur Optimierung von Personalbestand und Lagerhaltung im großen Maßstab

Die Bestandsplanung wird noch leistungsfähiger, wenn sie mit MyTime kombiniert wird. Arbeitskräfteprognose. Zusammen ermöglichen sie Franchiseunternehmen einen zukunftsorientierten Blick sowohl auf den Produktbedarf als auch auf den Personalbedarf – zwei der wichtigsten Faktoren für die betriebliche Effizienz.

Zusammen helfen sie den Betreibern:

• Prognose des zukünftigen Servicevolumens
• Personal- und Produktbedarf an der tatsächlichen Nachfrage ausrichten
• Planen Sie Wochen im Voraus mit größerer Genauigkeit.
• Die Rentabilität der Einheiten an allen Standorten verbessern

Dies ist die Grundlage von Vorhersageoperationen—eine intelligentere Art, ein Unternehmen mit mehreren Standorten zu führen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ): Fragen zur Bestandsprognose

Wie genau sind Bestandsprognosen?

MyTime erstellt hochzuverlässige Prognosen für Artikel mit ausreichendem Handelsvolumen. Nur Produkte, die die Teilnahmebedingungen erfüllen, werden prognostiziert.

Welche Daten verwendet MyTime?

Historischer Verbrauch, Servicevolumen, Saisonalität, Artikelpopularität und aktuelle Absatzgeschwindigkeit – analysiert durch KI-gestützte Prognosemodelle.

Was passiert, wenn eine SKU nicht genügend Historie aufweist?

Es verwendet automatisch die Max-Logik für die Nachbestellung.

Können Manager Empfehlungen außer Kraft setzen?

Ja. Die Bediener können jede Menge vor dem Absenden der Bestellung überprüfen und anpassen.

Wie funktionieren Prognose- und Maximalwerte zusammen?

Beides fließt in eine einzige, konsolidierte Bestellung ein.

Berücksichtigt MyTime bei der Generierung von Bestellempfehlungen die Lieferzeiten der Lieferanten?

Ja. MyTime berücksichtigt bei der Bedarfsplanung für die Nachbestellung die Lieferzeiten der Lieferanten und die Ziellagerbestände, um die genauen Bestellmengen automatisch zu berechnen – so bleiben die Standorte stets ausreichend bestückt, anstatt nur auf die Nachfrage zu reagieren.

Upgrade auf vorausschauende Bestandsplanung

Wenn Ihre Teams immer noch auf Tabellenkalkulationen, Mindest- und Höchstwerte oder ihr Bauchgefühl setzen, verschenken Sie Potenzial in Bezug auf Gewinnspanne, Cashflow und Kontinuität. Bestandsplanung ändert das.

MyTime bietet Marken mit mehreren Standorten eine intelligentere, bedarfsorientierte Möglichkeit, die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt zu bestellen – wodurch Kosten gesenkt, Umsätze geschützt und ein einheitliches, vorhersehbares Betriebsmodell für alle Standorte geschaffen wird.

→ Vereinbaren Sie eine personalisierte Demo und erleben Sie die Bestandsplanung in Aktion.